¿Puedo cambiar de software y llevarme mis expedientes clínicos?

La portabilidad se descubre demasiado tarde

Muchos médicos preguntan cómo sacar sus expedientes después de decidir cambiar de proveedor. Ese es el peor momento para descubrir que una exportación solo entrega PDFs individuales, que faltan archivos adjuntos o que recuperar todos los registros requiere un proceso manual.

La NOM-004 establece reglas sobre propiedad del expediente, derechos del paciente respecto de la información y conservación. La NOM-024, por su parte, contiene requisitos de estructura e intercambio para los SIRES. Sin embargo, para una migración comercial concreta también importan el contrato, las capacidades técnicas del sistema y los formatos que efectivamente ofrece el proveedor.

Qué debe incluir una prueba de salida

Antes de comprometer años de información, pide una demostración de exportación. Comprueba al menos:

• datos demográficos del paciente;
• historia clínica y antecedentes;
• consultas y notas con fechas y autores;
• diagnósticos y catálogos cuando corresponda;
• recetas, órdenes y documentos generados;
• archivos adjuntos;
• registros necesarios para mantener trazabilidad;
• formato de exportación y documentación suficiente para interpretarlo.

Un PDF puede ser útil para lectura humana, pero no siempre permite importar automáticamente toda la información a otro ECE. Para portabilidad técnica conviene conocer también si existen formatos estructurados o APIs.

Preguntas contractuales

Pregunta si la exportación completa tiene costo, cuánto tarda, si puedes solicitarla mientras la cuenta está activa, cuánto tiempo conservarán los datos tras cancelar y si existe asistencia de migración.

La mejor práctica: probar antes de comprar

Crea un paciente de prueba, documenta una consulta ficticia, añade un archivo y exporta todo. Si puedes entender qué recibes y cómo reconstruirías el historial en otro sistema, tienes una señal mucho mejor que una promesa genérica de “tus datos son tuyos”.

En VITALINK la portabilidad es un principio de producto, pero la misma prueba debe exigirse a VITALINK y a cualquier otra alternativa: un proveedor debería poder demostrar cómo sales de su sistema, no solo cómo entras.

¿Qué desventajas tiene cambiar de ECE cada pocos años?

Cambiar no es necesariamente malo, pero cada migración tiene un costo aunque la licencia nueva sea barata. Pueden perderse equivalencias entre campos, relaciones entre citas/notas/diagnósticos, adjuntos, autoría histórica o tiempo de usuarios durante doble captura y conciliación.

Por eso la portabilidad no sirve solo para irse: reduce el costo de mantener opciones abiertas. Antes de cambiar, conserva el export original, documenta el mapeo, migra primero un lote de prueba, concilia conteos y muestra a usuarios clínicos una muestra real antes del corte definitivo.