No compares solo la cuota

La cuota de licencia es una parte del costo.

Calcula:

TCO anual = licencia + usuarios + comunicación + migración + almacenamiento + soporte + integraciones + operación + costo de salida

No todos los proveedores cobran todas las líneas. El objetivo es que ninguna aparezca después como sorpresa.

Qué puede cambiar el precio real

Número de médicos

Comprueba si cobran:

por médico activo;
por usuario total;
por sede;
por consultorio;
por organización.

Una secretaria no debería costar lo mismo que una licencia clínica si el producto separa roles.

Comunicación

WhatsApp, SMS o llamadas pueden cobrarse:

incluidos;
por mensaje;
por paquete;
por crédito;
por número/conversación.

Un plan “barato” con comunicación cara puede superar rápidamente otro con cuota mayor.

Migración

Pregunta:

qué volumen incluye;
qué formatos aceptan;
si cobran por paciente/documento;
cuánto cuesta QA/conciliación;
qué pasa con excepciones.

Almacenamiento y adjuntos

Revisa límites de:

archivos;
GB;
tamaño por archivo;
estudios/imágenes.

Integraciones

Google Calendar, facturación, API, SSO o sistemas externos pueden estar en tiers distintos.

Salida

Pregunta si exportar cuesta extra y cuánto tiempo tendrás acceso al cancelar.

El costo de salir también forma parte del costo de entrar.

¿Cuándo “vale la pena”?

No uses una regla como “software médico debería costar X% de ingresos” como si fuera universal.

Calcula valor por problemas reales.

Ejemplos:

minutos ahorrados por consulta;
citas no-show reducidas;
duplicados evitados;
tiempo de recepción;
riesgo de pérdida documental;
tiempo de migración/exportación;
número de herramientas reemplazadas.

Pero no conviertas cada minuto en dinero de forma automática: una mejora clínica o de trazabilidad puede ser valiosa aunque no aumente ingresos.

Mensual vs anual

Mensual

Conviene más cuando:

todavía estás validando el producto;
la práctica está cambiando;
no sabes cuántos médicos estarán activos;
quieres minimizar compromiso inicial.

A cambio, suele tener menor descuento.

Anual

Puede convenir cuando:

ya hiciste un piloto real;
conoces el flujo;
el ahorro anual es claro;
el contrato de salida te resulta aceptable;
no dependes de una promesa futura para que el producto te sirva.

No pagaría un año solo porque “sale más barato” si todavía no has probado exportación, soporte y correcciones.

Cómo comparar mensual y anual

No compares la cuota mensual contra el total anual mentalmente sin normalizar ambos periodos.

Calcula:

mensual × 12;
anual;
IVA/impuestos;
extras no incluidos;
reembolso por terminación si existe;
renovación automática;
precio que aplicará al renovar.

Un descuento puede ser real y aun así no compensar el compromiso si el producto no está validado.

Qué revisar antes de aceptar un contrato

Precio

moneda;
IVA;
frecuencia;
por usuario o por organización;
cambios de precio;
anticipación de aviso;
cargos variables.

Renovación

automática o manual;
fecha límite para cancelar;
qué ocurre si no cancelas;
cómo se notifica.

Falta de pago

Busca una respuesta explícita:

¿se bloquea el expediente?
¿hay periodo de gracia?
¿queda solo lectura?
¿puedes exportar?
¿se borra algo?

Terminación

Revisa:

cómo cancelas;
cuándo surte efecto;
reembolsos;
plazo de exportación;
modo lectura;
conservación legal posterior.

Portabilidad

Exige:

formatos;
alcance;
adjuntos;
tiempos;
costo;
API/exportación;
evidencia de que la salida funciona.

Seguridad y datos

Revisa:

responsable/encargado;
subprocesadores;
transferencias;
región;
incidentes;
cifrado;
cuentas;
auditoría;
borrado/retención.

Disponibilidad y soporte

SLA;
exclusiones;
mantenimiento;
soporte;
escalamiento;
backups;
recuperación.

Cambios del servicio

Un proveedor debe poder evolucionar el producto, pero el contrato debería explicar:

cómo avisa cambios materiales;
qué ocurre con precio;
qué ocurre si discontinuara el servicio.

Señales de riesgo contractual

Desconfía de:

afirmaciones absolutas sobre titularidad sin explicar custodia, acceso y exportación;
“cumplimos todo” sin definir alcance;
bloqueo de expedientes como palanca de cobro;
exportación solo manual y sin formato definido;
cancelación únicamente por un canal opaco;
renovación escondida;
subprocesadores no identificables;
precio imposible de calcular antes de firmar;
contrato que permite cambios sin aviso razonable.

Ejemplo: cómo se publica VITALINK hoy

La fuente pública actual de VITALINK muestra:

Gratuito: $0 MXN;
Profesional mensual: $249 MXN/mes + IVA;
Profesional anual: $2,490 MXN/año + IVA;
Clínica: $590 MXN/médico activo/mes + IVA.

Los importes se renderizan desde la misma fuente canónica que alimenta pricing; esta página no mantiene una copia manual.

Mensual vs anual en VITALINK

El Plan Profesional ofrece contratación mensual y anual.

El precio anual vigente equivale a diez mensualidades, no doce.

Eso hace que el anual sea económicamente menor si sabes que continuarás todo el año, pero el contrato sigue importando:

renovación automática al final del periodo salvo cancelación con al menos 5 días de anticipación;
no hay reembolso por periodos parciales no utilizados tras terminación por el usuario;
los precios pueden cambiar con al menos 30 días de aviso y aplican al siguiente periodo.

Por eso anual no debe venderse como “siempre mejor”. Compra descuento a cambio de compromiso.

Qué ocurre si falla el pago en VITALINK

Los Términos vigentes prevén 7 días naturales de gracia.

Después:

Profesional pasa al Plan Gratuito si el pago no se regulariza;
Clínica pasa a modo solo lectura;
la falta de pago no elimina ni retiene el expediente;
la exportación sigue disponible y no se condiciona al adeudo.

Ese comportamiento es más importante para evaluar continuidad que el precio de portada.

Qué ocurre al terminar el contrato

Los Términos vigentes permiten terminar desde la cuenta o por escrito.

La terminación surte efecto al final del periodo de facturación vigente.