¿Cuánto tiempo se debe conservar un expediente clínico en México?

La regla general es un mínimo de cinco años

El numeral 5.4 de la NOM-004-SSA3-2012 establece que, por tratarse de documentos elaborados en interés y beneficio del paciente, los expedientes clínicos deben conservarse por un periodo mínimo de cinco años contados a partir de la fecha del último acto médico.

La palabra importante es “mínimo”. No significa que al cumplirse exactamente cinco años siempre sea correcto eliminar el expediente sin revisar nada más. El establecimiento puede estar sujeto a otros requisitos, políticas de conservación, litigios, procedimientos administrativos o situaciones clínicas que hagan prudente o necesario mantener determinada información durante más tiempo.

Qué cambia cuando el expediente es electrónico

Digitalizar no elimina la obligación de conservar. En un ECE la pregunta ya no es solo cuánto espacio ocupa el archivo, sino si el proveedor puede garantizar integridad, disponibilidad y recuperación durante el periodo aplicable.

Antes de contratar un sistema conviene comprobar cómo se hacen los respaldos, qué ocurre si se cancela la suscripción, si existe una exportación completa y legible, y si los registros conservan fechas, autores e historial suficiente para entender qué ocurrió.

Cinco años no significa “cinco años desde que abrí al paciente”

El punto de referencia es el último acto médico, no la fecha original de alta del paciente. Si una persona vuelve a consulta, la fecha relevante para el cómputo puede cambiar.

Por eso un sistema que automatice políticas de conservación debe basarse en actividad clínica real y no en una fecha fija creada al registrar al paciente.

Una política interna evita decisiones improvisadas

Para una clínica o consultorio que ya trabaja digitalmente, es recomendable documentar una política de conservación: qué se guarda, por cuánto tiempo, quién puede autorizar una eliminación, cómo se bloquea la destrucción ante una controversia y cómo se destruye de forma segura cuando proceda. Esa política debe revisarse con el marco legal aplicable al establecimiento concreto.

¿Qué pasa si el consultorio cierra?

Cerrar el consultorio no convierte en prescindible el archivo clínico ni acorta por sí solo el plazo de conservación. Antes del cierre debe quedar resuelto quién conservará la información durante el periodo aplicable, cómo se mantendrá accesible, cómo se responderá a solicitudes legítimas y qué ocurrirá con copias, respaldos y sistemas contratados.

En un ECE esto exige planear la salida antes de cancelar cuentas o infraestructura. Como mínimo conviene obtener un inventario y una exportación utilizable, verificar que los documentos y adjuntos estén incluidos y documentar el responsable de la custodia posterior.

Si existen litigios, procedimientos, obligaciones institucionales o reglas adicionales, no debe aplicarse un borrado automático solo porque terminó la operación comercial.

¿Y si un médico cambia de clínica?

Cambiar de clínica tampoco significa que pueda trasladarse silenciosamente el expediente completo de una institución a otra.

La continuidad asistencial y la custodia histórica son problemas distintos. La clínica de origen debe conservar lo que le corresponda conforme a sus obligaciones, mientras que la nueva atención puede requerir información autorizada, resumen, copia o mecanismos de portabilidad según el caso.

Un sistema bien diseñado debe permitir:

• conservar autoría histórica aunque el profesional ya no pertenezca a la clínica;
• revocar su acceso operativo al salir;
• evitar que la baja de una cuenta borre notas previas;
• exportar información de forma autorizada cuando corresponda;
• registrar quién realizó una entrega o exportación.

La decisión concreta sobre transferencia o entrega debe atender los derechos del paciente, la relación entre prestadores y las disposiciones aplicables; no debe resolverse copiando bases de datos de una organización a otra sin gobierno.